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探索会计电算化档案管理

论文导读:

浅谈会计电算化档案管理[提要] 随着会计电算化的发展,企业会计档案管理存储的载体更多了,存储的数据量更大,因档案载体的性质使得存储的会计数据的再利用更方便。同时对人员的操作能力及素质和档案信息的完整性和安全性要求更高,但也产生了新的理由。要做好电算化会计的档案管理,必须提高会计人员计算机操作技能和素质,建立并完善相关的管理制度。同时,及时更新会计软件,加强会计电算化系统的管理与维护,以适应不断发展的会计电算化提出的新要求。
  关键词:会计电算化;档案管理
  :A
  收录日期:2014年7月29日
  引言
  会计电算化,是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是会计工作对科技发展提出的更高要求。
  目前,会计电算化是我国企业会计工作的一个发展趋势。但是,会计电算化除了提高我们的工作效率以外,也给我们带来了一系列管理难题。其中,如何提高对会计档案的安全管理,是我们必须面对的一个难题。因此,需要加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好地服务于企业经济建设。本文将从档案管理的特点出发,详细分析管理过程中存在的理由,结合在会计电算化工作的过程中所遇到的一些理由,提出一些具有实际作用的解决措施,期望对会计电算化档案管理有一定的借鉴作用。
  一、会计电算化档案管理
  (一)会计电算化会计档案的内容与特点。电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定,采用电脑进行会计核算的单位,应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财务部、国家档案局备案。
  (二)会计电算化会计档案与传统会计档案。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之使会计档案赋予了许多新的特点。笔者根据工作实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点:
  1、会计电算化档案不仅保留了传统作用上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
  2、传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
  3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统作用上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
  4、会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
  5、实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学地管理。
  (三)会计电算化下的档案管理。电算化会计档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为:
  1、存贮范围扩大。电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了,电算化会计档案除保留了传统作用上的纸质档案外,还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等。
  2、存贮形式更多。作为传统审计对象的凭证、账簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变,会计数据不但以打印输出的纸质形式存在,还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。
  3、存储数据的载体更多。在传统手工记账的条件下,会计档案是清一色的纸质会计档案。所有的会计信息都是通过纸张来存储的,纸是唯一的信息载体。在实行会计电算化后,根据《会计档案管理办法》的规定,除了保存打印输出的纸质会计档案,还可以保存记录的会计资料有磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质,所以存储数据的载体更多了。
  电算化会计档案是纸质档案载体材料的多样化,载体质量的好坏、存放环境的优劣、存储信息的有效期等因素都对电算化会计档案影响较大,为了保证电算化会计档案的安全和完整,对其存储条件要求更高。
  4、存放方式更严格。由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统作用上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘等,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响,因此,存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等设施。
  5、对档案管理的要求加强。电算化会计档案的管理和利用受会计软件种类和版本的影响,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本和种类就越多,电算化会计档案只有得到科学的管理,才能被正常的利用。 全文地址:http://www.7ctime.com/cbhjlw/lw48330.html
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