试谈人事档案社会化
最后更新时间：2024-01-09
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论文导读：
摘要：随着时代的发展，人事档案社会化是非常必要的。为了人事档案社会化管理的可行性，本将将对人事档案社会化管理进行研究，找到切实可行的办法。
关键字：人事档案；社会化管理
【分类号】：G275.9
1档案社会化服务概念的目前状况
对档案社会化服务的提法多样，包括“档案服务、档案服务市场化、档案服务社会化、档案工作社会化服务、档案社会化服务、档案专业社会化服务”等，因此，我认为有必要对档案社会化服务进行概念界定。
“档案服务”———李辰将其定义为“在社会主义市场经济条件下，由档案行政管理部门认定并接受其监督的档案组织，以档案和档案工作为服务对象，以档案整理与寄存、档案价值鉴定与评估、档案信息咨询与加工、档案干部培训等为服内容，直接为机关、企事业单位或个人档案事务的一种行为”[2]。
“档案服务市场化”———张彦等认为是“按照市场运作理念，引入市场机制，适应市场，找准经济建设服务的切入点，来拓宽档案服务领域和方式，突出重点，全方位、多层次、多角度地为经济建设和社会发展服务”[3]。
“档案服务社会化”———马智鑫、刘东红指出它是“档案部门在提供服务上，以社会需求为导向，以公共利益的最大化为目标，以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社会公众的需求，实现社会效益和经济效益的最佳为目的，立足档案工作，运用社会和市场的力量，开展在社会领域的多方位合作，适当引入市场机制，形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制”[4]。
“档案社会化服务”———王国兴对其界定为“据档案界出现的档案专业组卷服务公司、桌面印刷系统、复印打字等经营性实体可以断论，它是以档案系统为主，参与经济改革、社会服务的一种新生事物”[5]。该定义以档案系统为切入点，强调服务主体。
以上代表性定义各有侧重，这说明对档案社会化服务的研究存在概念名称及定义解释不尽一致、较为混乱的现实状况。
2人事档案管理社会化的前提
随着社会的日益发展，在社会很多种因素的共同作用下，人事档案管理的社会化也得到了初步的显现，具体表现如下：
（1）人事档案管理体系已形成规模。我国的人事档案工作实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。
（2）人事档案管理人员素质有所提高。在不定期的培训中，不断提高其知识水平与业务能力，以适应现代化管理的需要。
（3）人事档案管理已初步走上了现代化。一方面，随着时代的发展，一些单位与软件研发部门联合，共同开发单机条件下的人事档案管理系统软件；另一方面，部分行业将局域网（LAN）技术应用到人事档案管理中来，扩大了人事档案的利用范围，也提高了服务水平。
3人事档案社会化管理模式的特征
人事档案社会化管理模式与传统的管理模式同时存在，各有利弊。如传统的人事档案管理模式对人才具有极大地约束性，也不利于人事档案的管理，而人事档案的社会化管理则有很大却别，具体特征如下：
（1）集中统一管理。在新的制度下，干部不仅仅局限在传统的身份界限，通过自己的努力工人也可以成为干部，在竞争机制下，干部也可以成为工人，各行业的人事档案也在不断变化之中。转变过去的由某个部门进行领导的模式，建立多部门统一协调领导的机制。
（2）流动人员人事档案的社会化管理。在颁发关于加强流动人员人事档案管理的通知，对于许多细则以及规定都做出了明确的要求：对于流动人员人事档案的管理机构必须是县级党委组织部门或者政府规定的人事部门，其他部门不得擅自接管人事档案，严禁个人保管他人的人事档案资料。对于违反规定的组织或个人，擅自保管或者违法修改档案材料的，看其情节的轻重进行相应的党纪政纪处分等处罚教育；触犯法律的要依法追究刑事责任，保证人事档案的安全性、真实性。
（3）决不允许档案自带。流动人员的档案应放在投放到各级人才交流管理中心，严格按照“集中统一、归口管理”的原则进行管理。大致分六种情况：①与国有单位解除合同或者辞职的人员。②没有就业的大中专毕业生。③自费出国留学人员。④非公有制企业的单位的人员。⑤实行人事的国有单位聘用的人员。⑥其他社会流动人员人才人事档案。
4人事档案社会化管理模式的设计
（1）管理方式。各地各级政府人事部门所属人才服务机构作为人事档案社会化管理的归口部门，管理运作上可以吸纳社会保险、银行、等部门管理方式，社会成员可根据户籍所在地或单位所在地选择人才服务机构建立委托关系。同时，人事档案信息共享平台应实现全国联网，并实现用人单位与人才服务机构数据交流，从而建立以个人学业、才能、业绩、信用为主要标准的人事档案，组成个人参与社会活动的全部信息资料，并构成一个人一生完整的记录。
（2）数据交流。可以参照社会保险征缴方式，以法律法规的形式，建立起人事档案信息收集制度。用人单位按规定定期向当地人才交流中心传递人事档案数据，人才交流中心负责进行数据收集的监督和管理工作。
（3）提供利用上。要揭开人事档案神秘面纱，使个人能够像查阅社会保险和银行记录一样，通过人事档案信息共享平台查阅自己的人事档案。针对社会各界的利用需求，在保护个人隐私和审核利用需求的基础上，人事档案信息平台可以提供个性化服务，为其提供及时的信息服务。
人事档案社会化管理可以避开档案多头管理、重复建档、弃档等现象；集中统一管理保证了档案管理的专业化水平；通过数据定期交流和共享，保证了人事档案信息的连续性和完整性，为单位在选人、用人上提供了真实可靠的信息，节约了人力资源管理成本并提高了甄选的可靠性，
结束语：
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。我国现阶段人事档案管理实质是一种身份管理，随着我国经济建设的发展以及我国人事制度改革的推进，现行人事档案管理方式已经不能适应当今社会发展要求，亟待探索新的管理模式，而社会化管理模式就是其中较为理想的管理模式。
参考文献：
[1论文导读：体和范围界定.云南档案，2009（6）：44-46.王国兴.档案社会化服务理由略论.档案管理，1992（5）：2
[2]李辰.全国档案服务发展概述[J].中国档案，2004（10）：18-19.
[3]张彦，徐健，李红霞，宋青霞.档案服务市场化应打破的四种瓶颈[J].山东档案，200（2）：24.
[4]马智鑫，刘东红.试论档案服务社会化的内涵、主体和范围界定[J].云南档案，2009（6）：44-46.
[5]王国兴.档案社会化服务理由略论[J].档案管理，1992（5）：25.
摘要：随着时代的发展，人事档案社会化是非常必要的。为了人事档案社会化管理的可行性，本将将对人事档案社会化管理进行研究，找到切实可行的办法。
关键字：人事档案；社会化管理
【分类号】：G275.9
1档案社会化服务概念的目前状况
对档案社会化服务的提法多样，包括“档案服务、档案服务市场化、档案服务社会化、档案工作社会化服务、档案社会化服务、档案专业社会化服务”等，因此，我认为有必要对档案社会化服务进行概念界定。
“档案服务”———李辰将其定义为“在社会主义市场经济条件下，由档案行政管理部门认定并接受其监督的档案组织，以档案和档案工作为服务对象，以档案整理与寄存、档案价值鉴定与评估、档案信息咨询与加工、档案干部培训等为服内容，直接为机关、企事业单位或个人档案事务的一种行为”[2]。
“档案服务市场化”———张彦等认为是“按照市场运作理念，引入市场机制，适应市场，找准经济建设服务的切入点，来拓宽档案服务领域和方式，突出重点，全方位、多层次、多角度地为经济建设和社会发展服务”[3]。
“档案服务社会化”———马智鑫、刘东红指出它是“档案部门在提供服务上，以社会需求为导向，以公共利益的最大化为目标，以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社会公众的需求，实现社会效益和经济效益的最佳为目的，立足档案工作，运用社会和市场的力量，开展在社会领域的多方位合作，适当引入市场机制，形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制”[4]。
“档案社会化服务”———王国兴对其界定为“据档案界出现的档案专业组卷服务公司、桌面印刷系统、复印打字等经营性实体可以断论，它是以档案系统为主，参与经济改革、社会服务的一种新生事物”[5]。该定义以档案系统为切入点，强调服务主体。
以上代表性定义各有侧重，这说明对档案社会化服务的研究存在概念名称及定义解释不尽一致、较为混乱的现实状况。
2人事档案管理社会化的前提
随着社会的日益发展，在社会很多种因素的共同作用下，人事档案管理的社会化也得到了初步的显现，具体表现如下：
（1）人事档案管理体系已形成规模。我国的人事档案工作实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。
（2）人事档案管理人员素质有所提高。在不定期的培训中，不断提高其知识水平与业务能力，以适应现代化管理的需要。
（3）人事档案管理已初步走上了现代化。一方面，随着时代的发展，一些单位与软件研发部门联合，共同开发单机条件下的人事档案管理系统软件；另一方面，部分行业将局域网（LAN）技术应用到人事档案管理中来，扩大了人事档案的利用范围，也提高了服务水平。
3人事档案社会化管理模式的特征
人事档案社会化管理模式与传统的管理模式同时存在，各有利弊。如传统的人事档案管理模式对人才具有极大地约束性，也不利于人事档案的管理，而人事档案的社会化管理则有很大却别，具体特征如下：
（1）集中统一管理。在新的制度下，干部不仅仅局限在传统的身份界限，通过自己的努力工人也可以成为干部，在竞争机制下，干部也可以成为工人，各行业的人事档案也在不断变化之中。转变过去的由某个部门进行领导的模式，建立多部门统一协调领导的机制。
（2）流动人员人事档案的社会化管理。在颁发关于加强流动人员人事档案管理的通知，对于许多细则以及规定都做出了明确的要求：对于流动人员人事档案的管理机构必须是县级党委组织部门或者政府规定的人事部门，其他部门不得擅自接管人事档案，严禁个人保管他人的人事档案资料。对于违反规定的组织或个人，擅自保管或者违法修改档案材料的，看其情节的轻重进行相应的党纪政纪处分等处罚教育；触犯法律的要依法追究刑事责任，保证人事档案的安全性、真实性。
（3）决不允许档案自带。流动人员的档案应放在投放到各级人才交流管理中心，严格按照“集中统一、归口管理”的原则进行管理。大致分六种情况：①与国有单位解除合同或者辞职的人员。②没有就业的大中专毕业生。③自费出国留学人员。④非公有制企业的单位的人员。⑤实行人事的国有单位聘用的人员。⑥其他社会流动人员人才人事档案。
4人事档案社会化管理模式的设计
（1）管理方式。各地各级政府人事部门所属人才服务机构作为人事档案社会化管理的归口部门，管理运作上可以吸纳社会保险、银行、等部门管理方式，社会成员可根据户籍所在地或单位所在地选择人才服务机构建立委托关系。同时，人事档案信息共享平台应实现全国联网，并实现用人单位与人才服务机构数据交流，从而建立以个人学业、才能、业绩、信用为主要标准的人事档案，组成个人参与社会活动的全部信息资料，并构成一个人一生完整的记录。
（2）数据交流。可以参照社会保险征缴方式，以法律法规的形式，建立起人事档案信息收集制度。用人单位按规定定期向当地人才交流中心传递人事档案数据，人才交流中心负责进行数据收集的监督和管理工作。
（3）提供利用上。要揭开人事档案神秘面纱，使个人能够像查阅社会保险和银行记录一样，通过人事档案信息共享平台查阅自己的人事档案。针对社会各界的利用需求，在保护个人隐私和审核利用需求的基础上，人事档案信息平台可以提供个性化服务，为其提供及时的信息服务。
人事档案社会化管理可以避开档案多头管理、重复建档、弃档等现象；集中统一管理保证了档案管理的专业化水平；通过数据定期交流和共享，保证了人事档案信息的连续性和完整性，为单位在选人、用人上提供了真实可靠的信息，节约了人力资源管理成本并提高了甄选的可靠性，
结束语：
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。我国现阶段人事档案管理实质是一种身份管理，随着我国经济建设的发展以及我国人事制度改革的推进，现行人事档案管理方式已经不能适应当今社会发展要求，亟待探索新的管理模式，而社会化管理模式就是其中较为理想的管理模式。
参考文献：
[1论文导读：体和范围界定.云南档案，2009（6）：44-46.王国兴.档案社会化服务理由略论.档案管理，1992（5）：2
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]段晓亮，崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].当代经济，2009，10：64.[2]李辰.全国档案服务发展概述[J].中国档案，2004（10）：18-19.
[3]张彦，徐健，李红霞，宋青霞.档案服务市场化应打破的四种瓶颈[J].山东档案，200（2）：24.
[4]马智鑫，刘东红.试论档案服务社会化的内涵、主体和范围界定[J].云南档案，2009（6）：44-46.
[5]王国兴.档案社会化服务理由略论[J].档案管理，1992（5）：25.