浅谈浅析信息数字化高校档案管理

论文导读：
摘要：把信息数字化应用到高校档案管理工作中，是社会经发展的需要，也是推动社会整体发展的有效手段。信息数字化与高校档案管理工作的日益、紧密结合，促使人们更加重视此问题的研究。信息数字化的高校档案管理工作可以提高档案管理工作的效率，提高高校档案的完整程度，方便查询，利于保密。信息数字化高校档案管理工作要有相应的硬件设施，还要有高素质的档案管理人才，惟有如此，才能利用信息数字化技术，做好高校档案管理工作。
关键词：信息化；数字化；高校档案；档案管理
Abstract:The application of digital information to the management of university archives work, is the social development needs, but also an effective means of promoting the development of the whole society. Digital information and archives management in universities and colleges, the more closely, study prompted people to pay more attention to this problem. The management of university archives information digitization can improve the efficiency of archives management work, improve the whole level of university archives, convenient query, conducive to secrecy. A corresponding hardware facilities to digital information in university archives management, also has high-quality management personnel, only in this way, can make use of digital information technology, make the management of University archives.
Keywords: information; digitization; archives; archives management
2095-2104（2013）
社会经济发展，科学技术不断推陈出新，网络信息技术这一人类社会飞跃发展的产物，已经普及化，在社会生活各个领域广泛应用。充分运用电子信息化的性能，发挥其管理方面的优势，把信息数字化应用到档案管理工作中，不仅是推动社会整体发展的有效手段，而且也是社会经济发展的需要。做好高校档案的管理工作，对于我国教育事业的建设和发展都有着重要的意义，本文拟对现阶段我国信息数字化档案管理的相关问题进行论述，以期望把信息数化高校档案管理工作做的更好。
1 信息数字化与高校档案管理工作的结合
保持档案的完整性是高校档案管理工作的重要内容，保持档案完好，便于日后检索，对实现高校档案的最大价值，具有重要意义。而做好高校档案的管理工作，保证高校档案的正常使用，也是对高校档案管理人员的基本要求。伴随着现代网络时代的来临，数字信息化技术也逐渐在各管理领域中普及，计算机软件管理作为现达的管理技术和管理手段，逐渐地被广泛应用于高校各管理领域中，其中，电子档案作为信息数字化档案管理的主要内容，在高校档案管理中的作用尤为突出。信息数字化使高校档案管理工作中保持档案的完整性以及档案的日常管理和使用变得非常容易，因此，高校档案的信息数字化管理，成为现阶段高校档案管理的主要内容，尤其是以信息数字化技术为基本管理方式的高校档案管理，发挥其在传源于：毕业论文指导记录www.7ctime.com
播上的便捷，使其在现阶段的高校档案管理工作中已经普遍运用。而且，随着现代网络化的普及，信息资源共享等技术也充分应用到现代高校档案管理中，使高校档案信息数字化管理技术不断改进升级，在现代高校档案管理中发挥出重要作用。
2 信息数字化对高校档案管理的作用
随着网络计算机技术的不断发展，档案的信息数字化管理技术，已经被广泛应用于现代档案管理工作之中，并且成为现代高校档案管理发展的必然趋势。运用现代信息数字化技术进行高校档案管理有诸多优势，相对于传统的高校档案管理，有如下的特点。

2.1可以提高档案管理工作的效率

将信息数字化技术应用于高校档案管理工作中，它的处理方式由纸质档案的集中立卷发展为平时对文件的及时处理。这样的档案管理方式，不仅能够使过去应用纸质档案进行资料分类的工作方式，转变为随时可以进行档案资料整理的工作方式，还能够在平时文件归类时，对档案资料进行补漏，而且，不会造成档案资料的长期堆积。及时整理、归类资料文件能够使资料检索变得更加方便。同时，在原有档案文件中插入新文件也很方便。相对于纸质档案管理的方式，信息数字化的管理方式显示出其超高的工作效率，工作过程也更加方便。

2.2可以提高高校档案的完整程度

在利用信息数字化技术对档案进行管理时，可以使用数码相机与扫描仪等工具对原文进行扫描，将经过扫描的档案图片存放于高校档案管理的电脑系统中。用这样的方法，不仅可以有效查看高校档案中的电子文件，还可以对原档案进行更直观的查看。这种信息数字化档案管理的技术与纸质档案管理相比较来说，能够更好的防止资料的丢失与腐烂，还能够对原文进行更好的保存。

2.3可以方便高校档案资料的查询

将信息数字化技术应用在档案管理中，一旦需要对资料进行查找时，可以使用系统中的高级检索和模糊检索这些功能，使高校档案资料查找更加快速便捷。而且还可以利用网络进行资料库远程的管理和查询，这样就能够方便在异地时对资料进行查询，并且能够使档案发挥出更大作用。

2.4有利于高校档案的保密

在进行信息数字化档案管理的时候，可以利用设置权限的方式，对阅读和使用档案的级别来进行一个权限设置的方式来分级管理。这样不仅能够记录调用资料的情况，还能实现了高校档案管理人员对相关资料的有效保护。
3 高校信息数字化档案管理的的实施
将信息数字化档案管理技术充分应用到现阶段高校的档案管理工作中，一定要有相关的管理模式和配套设施，因此，高校信息数字化档案管理的整体开发和应用十分必要。

3.1要有相应的硬件设施

高校信息数字化档案管理工作，要有有效管理系统的软硬件。在将信息数字化的管理技术应用到高校档案管理中的时候，相关的技术配套及设施是不可以缺少的，如电子计算机的相关管理软件和各种类型的硬件存储设备，信息存储设备，数据库系统，路由器，宽带及高安全系统等。而作为高校，还应根据自身的特殊情况对管理系统进行相应的改进和开发，开发一套符合自身教育发展的档案管理软件。高校的档案管理体系，就是进行高校信息数字化档案管理的基础，将各种管理设备进行合理的完善，更是进行高校信息数字化档案管理的重要内容。