研究刍议刍议新形势下做好办公室文件归档管理几个理由

论文导读：工作，必须经过相关部门的严格审批方可进行。一般而言，不需要立卷且没有任何保存价值的文件属于待销毁的范畴，在未销毁之间应单独存放，以免与要立卷归档的文件发生混淆。对于那些具有特殊机密性质的文件可以随时销毁，文件量较大时应送附近造纸广的保密车间并将其化成纸浆，同时由文件销毁监督人员在《销毁目录》上签字，方可完成
【摘要】办公室文件的归档管理，是指机关办公室有关人员对本机关形成的有重要保存价值的文件进行分类整理、立卷归档。机关文件立卷与归档工作是机关档案工作的基础。做好这项工作，既是确保机关文件、档案齐全、完整的需要，也是满足机关对文件、档案重新利用需求的需要。本文将对办公室文件的归档管理工作方法及基本流程进行详尽的分析，并在此基础上提出一些建设性建议，以期为完善和创新办公室文件归档管理工作体制提供一些参考。
【关键词】办公室；文件归档；管理工作；研究
一般而言，办公室文件的归档管理工作是指各部门机关办公室的工作人员对本机关所形成的、具有重大保存价值的文件，进行详实的分类整理与立卷归档行为。因此，在正确认识和把握新时期办公室文件归档管理工作性质的基础上，建立与新形势相符合的管理机制成为当前办公室文件文件归档管理工作的关键着力点。

一、办公室文件的归档管理工作方法

办公室文件的归档管理工作对机关单位各项工作的顺利开展起着举足轻重的作用。实践中，我们所采取的办公室文件归档管理工作方法，主要表现在以下几个方面。
第一，制度管理方法。该种方法主要是针对办公室文件的借阅以及传递等行为制定的归档制度，具体内容包括建立具体的文件借阅记录册，将不同的文件按类归档，以便使用时能够及时查阅；对借阅的人员、文件名称以及借阅时间进行详实的记录，通过科学、严密的管理制度对文件的归档管理工作进行制约。
第二，定位管理方法。该种管理方法是将取回的文件，按照文件的不同特点（如长、宽等）放在预先规定好的位置上，以便再次使用该文件。
第三，跟踪管理方法。该方法就是通过信息记录的方式将文件的运转情况详实的记载下来。办公室文件归档管理工作的一个重要内容是准确把握文件的流向，因此采用跟踪管理的方法也是比较可行的。

二、办公室文件的归档管理工作的内容

1.制定文件管理制度

文件管理可以从文件管理人员和办公室领导两方面进行。文件管理人员主要抓文件材料的分类管理，使之井然有序。办公室领导一般从宏观上主管机关文件处理工作，关键是抓制度建设，以制度管理文件，提高文件处理的效率。

2.运行文件的管理

只有通过运行，文件材料的作用才能发挥出来。文件运行的形式多种多样，并呈现出一定的阶段性。依据文件运行的不同阶段对文件材料的不同要求，加强文件材料的管理，对实现文件作用和提高机关工作效率具有重要作用。

3.暂存文件的管理

文件的运行是有相对时限的，当其作用实现或运行告一段落后，便可进入暂存阶段。虽然处于暂存阶段的文件的作用已经实现或基本实现，但并非无人再利用了，有可能利用更频繁。为便于暂存文件的考查利用，必须解决其科学放置问题。

4.销毁文件的管理

文件材料办结之后，应按其价值分为有保存价值的和无保存价值的两类。有保存价值的应该而且必须继续保存下去；无保存价值的则应销毁，以免和之前的产生混淆。

三、办公室文件的管理原则和存放要求

l.文件的管理原则
文件的管理，一般包括文件材料的存放、清退、销毁等工作。管理文件是办公室的一项重要职责。一个单位、部门文件管理得好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和效果，也关系到党和国家机密的安全。因此，担负文件处理任务的同志一定要认识到文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法。管理文件既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利保密。

2.文件存放

文件的存放，是指对各类文件的放置和保管。根据存放需要，办公室应购置坚固、适用的设备存放文件。存放地点最好单设一室，门窗要牢固。平房最好加装铁栏，房门装铁皮。文件装具可用文件夹、档案盒等。目前，办公室大多购置了铁皮柜放置文件，最好要用装具盛放，不要散放，并在装具上标明文件类别，以便查找。

四、办公室文件的归档管理工作流程

(一)办公室文件的立卷

办公室文件的立卷工作具有严格的规定，它包括文件的立卷程序、应立卷文件的选择以及立档和立卷单位的选择。
文件的立卷程序。首先将本单位上一年度的欲立卷文件和年终收集的欲立卷文件在一张较大的桌子上全面摆开，核对案卷目录和文件是否有遗漏之处；其次是将文件按照不同的类型进行分类，这是防止立卷混乱的关键；再次是要认真组卷，这是一个复杂的环节，但也是最关键的；最后是修补文件并对书钉、别针等附属物进行去除，以保持文件的规整性。立档和立卷单位的选择。要根据不同的单位性质选择立档和立卷单位：立档单位是一个独立的行政单位，能够对外发布行文；立卷单位则是在立卷工作过程中具体担任立卷任务的单位，有时也可以是一个大机关中的某个具体部门。

(二)办公室文件的销毁

办公室文件的销毁是一项非常严肃的工作，必须经过相关部门的严格审批方可进行。一般而言，不需要立卷且没有任何保存价值的文件属于待销毁的范畴，在未销毁之间应单独存放，以免与要立卷归档的文件发生混淆。对于那些具有特殊机密性质的文件可以随时销毁，文件量较大时应送附近造纸广的保密车间并将其化成纸浆，同时由文件销毁监督人员在《销毁目录》上签字，方可完成销毁工作。需要注意的是，在对大宗办公室文件进行销毁时，一定要注意其彻底性和保密性，绝对不能将其当作废纸向废品收购站出售。

五、办公室电子文件的归档管理

(一)OA系统的应用

OA系统的使用，使办公室文件的管理更加现代化。其重要性主要表现在四个方面：第一，办公自动化使办公室文件与文字信息实现了资源共享。利用OA系统对档案进行管理后，档案的管理升级为体系管理；第二，文件归档管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；第四，文件传递的速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统公文管理过程中种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；第四，电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，因此，受环境影响较小，保存比较稳定。

(二)按照程序做好电子归档工作

电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理；其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题；再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用DOC格式，数据文件采用DBF文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上摘自：本科毕业论文模板www.7ctime.com
同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
结语
办公室文件的归档管理，是指机关办公室有关人员对本机关形成的有重要保存价值的文件进行分类整理、立卷归档。机关文件立卷与归档工作是机关档案工作的基础。做好这项工作，既是确保机关文件、档案齐全、完整的需要，也是满足机关对文件、档案重新利用需求的需要。办公室文件的归档管理工作是相关部门利用文件和档案的重要保障，对其各项工作的顺利开展具有重要的意义。在新的历史时期，我们一定要正确认论文导读：
识办公室文件归档管理工作的重要意义，努力实现新时期办公室文件的归档管理工作的创新，为各项工作的顺利开展保驾护航。
参考文献：
刘鋆.试谈办公室文件的归档管理[J].秘书之友.2009（05）
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[4]刘鋆.试谈办公室文件的归档工作[J].法制与社会.2008（31）