浅议合同管理高校设备采购合同管理

论文导读：而各部门建档的信息也没有标准化，合同管理信息共享性差，导致很难及时发现采购存在的问题。3.合同签订不符合法律规定。合同主体不符合法律规定。合同当事人主体合法，是合同得以有效成立的前提条件之一；合同签订程序不符合法律规定，招标程序不符合法定程序所签订的合同无效。

4.合同文本不规范。合同文字不严谨、不确切，用词不

一、高校采购合同管理的含义和现状

(一)高校采购合同管理的含义

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同一经签订，只要其合法、有效，即具有法律约束力，合同双方的权利和义务就被限制在合同上。
高校设备合同管理是指高校对合同进行依法订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。通过审查、监督、控制等合同管理的手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行管理。合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。加强高校设备采购合同管理，利于保持设备采购各个环节相互衔接，规避风险，有利于保证设备采购计划顺利完成，从而满足高校的资源配置。

(二)高校设备采购合同管理的现状

1.合同管理机构不健全。部分高校没有专门的合同管理机构和人员，合同管理的整体协调性较差，对合同执行的监督、审核以及审计能力较弱。目前承担合同管理职能的主要是设备采购部门，管理部门和执行部门未能完全分开，缺乏相互牵制和制衡。
2.合同信息共享性差。合同管理需多部门协同开展，现实中，各部门只根据需要建档或者未作记录，缺乏一个统一查询信息的平台，合同执行进度不清晰，而各部门建档的信息也没有标准化，合同管理信息共享性差，导致很难及时发现采购存在的问题。
3.合同签订不符合法律规定。合同主体不符合法律规定。合同当事人主体合法，是合同得以有效成立的前提条件之一；合同签订程序不符合法律规定，招标程序不符合法定程序所签订的合同无效。
4.合同文本不规范。合同文字不严谨、不确切，用词不准确容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或容易引起争议；合同条款不全面或自相矛盾，容易导致合同纠纷。如有的合同未明确合同双方违约应承担的具体责任，未对违约金数额、支付方式和时间进行约定，易产生合同纠纷。
5.合同变更不规范。合同变更的目的是通过对原合同进行修改，保障合同更好履行和目标实现。现实中，合同管理部门缺乏合同变更的意识，未及时进行合同变更和签订补充协议或变更协议，导致合同纠纷。
6.合同质保事项的管理较弱。在合同履约过程中，部分高校对交货期没有进行严格控制，对一些无故逾期交货的供货商没有追究违约责任；质保期内，没有专人负责对购入设备的维护及保养进行跟踪管理；质保期满后退还质保金时，没有严格核实供货商是否按照合同约定尽到供货商应尽的责任和义务。
7.合同资料保管不全。合同及相关鉴证资料是合同履行过程中责任划分的有效依据，有的合同管理人员对此并不重视，致使有些资料未妥善保管和交接，造成资料遗失，从而致使发生纠纷时，无法举证而败诉。
8.对验收环节重视不够。有的高校没有严格按照合同约定进行验收工作，特别是对于大宗或大型设备的购置验收工作不严谨，导致验收人员对不合格物资出具验收合格的验收单，由此给高校造成了损失。
9.索赔管理能力较弱。部分高校未及时进行合同索赔。如：设备款违约拖欠后既没有妥善处理，也没有因拖欠事宜诉诸法律，直至起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。

二、高校采购合同的“全过程”管理

(一)合同签约前的管理

1.健全合同管理部门。建立和健全采购合同管理的机构，是加强采购合同管理的组织保证。高校应成立或指定专门的合同管理部门，配备专职或合摘自：学术论文模板www.7ctime.com
同管理人员，统一组织本单位采购合同的管理工作。
2.加强采购项目的立项与可行性分析。可行性分析是通过对采购项目的主要内容和配套条件，如用户需求、资源供应、设备选型、环境影响、资金筹措等，从预期、经济、成果等方面进行调查研究和分析比较，并对设备采购后以后可能取得的经济效益及社会效益等进行预测，从而提出该设备是否值得购买的咨询意见。职能部门应该对大型设备购置论证的要点提出指导意见。
3.健全合同管理的相关内部控制制度。对高校合同管理存在的风险进行排查，检查高校的采购合同管理是否设置完善的内部控制和管理流程，健全工作以下制度：（1）工作责任制度。具体规定合同管理部门和人员的职责和权限，明确用户与采购岗位分离，订立合同与合同验收岗位分离，监督与验收岗位分离。（2）授权审批制度。合同签订应按照审批权限，审批后订立。签订合同一律由法定代表人或有书面授权委托的授权人签订，授权人或复人在规定的权限、范围、期限内签论文导读：
订合同。（3）合同审查制度，规定合同管理有关部门在合同审查中的职责、程序、内容、标准、时限，从而保证合同正确签订履行。如对合同主体资信审查和对合同文本进行审查。（4）法律顾问审查制度。高校签订合同，必须通过法律顾问依据法律规定进行审查，以规避风险，维护高校的合法权益。

(二)合同签约过程的管理

1.审查合同主体资格。主要审查：（1）供货商资信，查阅供货商《营业执照》，看合同标的是否超出经营范围，如果采购标的物为特种设备的，需要对方提供特种设备制造或者经销许可证等。（2）供货商履约能力，对供货商的经营状况、注册资本、银行资信、资产负债等情况进行审核。查看供货商的信用情况、是否存在恶意投标历史和不良行为记录等。（3）签约人资格，确定签约人是否具有法定代表人资格或合法授权，审查委托人资格是否真实、合法、手续是否齐全。
2.审查采购合同的内容。主要审查：（1）标的物、数量、质量条款。核对设备名称、技术参数是否填写正确，是否和标书及承诺书一致；保修期、技术培训是否与标书一致；质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。（2）标的物交货方式。核对到货时间、付款条件及方式是否和招标或谈判一致，以明确界定货物风险的承担人。（3）价款的支付方式。价款的支付与供货进度相匹配，避免预付货款，减少支付风险。明确装卸费用等间接费用的支付方。（4）违约责任条款。明确合同双方的违约责任和惩罚措施，明确罚金的具体计算方法、设定解除合同的条款，在出现合同纠纷时，根据违约责任约定妥善解决相关分歧，避免出现诉讼。（5）合同争议解决方式。方式一般有提请人民法院诉讼解决和提交仲裁机关仲裁。（6）合同附件。附件应在合同正式文本中提及，并应视为合同的组成部分，附件同样需要经过双方签字或盖章确认，它与合同正文有同样的法律效用。
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