探讨结算SAP财务系统结算流程优化

论文导读：
一、概况
随着SAP应用的不断推广，全面而完善的功能给业务带来的便捷和方便也已被用户所接受，用户对系统的依赖程度也越来越高。目前的SAP系统存在应用版本低、数据库性能低等种种问题，使得财务SAP系统逐步出现了一些性能上的问题；而且这五年来马不停蹄的系统实施也使得一些财务结算功能为了应急而没有考虑最优。结合公司领导对系统的更高要求，即全面加快财务结算的技术实现效率，也为进一步提升系统运营效率和管理质量，有效利用系统资源，我们项目组于2008年5月，成立了QC小组，活动时间为2008年5月至12月。

二、现状调查

1.庞大数据量的历史遗留问题

系统上线初期估算未来中集实际业务和帐务变更存在较大的偏差，导致这些年剧增的数据量和管理要求下的业务变更严重影响系统执行效率；随着时间的推移和数据量激增的双重影响下，功能程序在逻辑架构设计上渐显不足，运行效率逐年下降，许多标准功能程序，也在性能上呈现大幅度下降态势；自建功能在设计结构上相对冗余，多重循环嵌套，拖累了系统整体性能；另外，由于软件应用和数据库版本低，也给财务系统整体性能带来一定影响。

2.财务月度/季度/年度结算流程复杂无法直观跟踪问题及进度

公司参与结算的业务人员较多，由于系统没有直观迅速地反映结算进度的功能，所以业务部门领导无法及时跟踪到结算流程进展。综合分析原财务月结流程，发现有流程不清晰、没有监控界面、过多人工干预等问题存在。结算操作人员之间只有通过电话，手工填写进度情况等方式才能够让领导了解整体结算进展情况。

3.总部与间结算流程繁杂不畅的问题

整个结算流程贯穿总部和财务系统，各环节间等待时间较长，同时由于很多功能都是在IT和业务用户或最终用户之间穿插执行，使得频繁沟通成为瓶颈，同时业务部门较难直观了解运行情况，只能不断通过电话询问等方式了解.

三、设定目标

根据对现状系统的了解和分析，我们将目标设为：计划缩短原结算流程执行窗口至总时间的30%左右的优化目标。

四、实施对策

实施一：解决大数据量问题

1.DATA ARCHIVE

对现有系统中陈年的业务数据按照一定逻辑进行归档，将这些数据从目前系统中以文件形式转移到磁带或其他存储上，释放系统空间以减少目前系统负载，从而优化和其相关的一系列自建功能和系统标准功能。

2.对数据库增加索引

由于业务实际需求需要，对于程序中数据库访问部分无法优化的情况。我组评估了该查询条件的使用频率和范围，对于访问频率较高的标准表或自建表，在进行充分评估后对这些表分别创建有效的索引以提高数据读取效率。
实施二：解决业务功能合理性和设计逻辑冗余问题
我们通过性能分析工具，找出造成功能程序运行占时比较长的部分，优化程序代码，简化业务逻辑，以缩短各程序运行时间，同时通过进一步提高各程序间的并行度,使得系统功能模块、程序运行的效率有效提高。

1.建立系统统一的接口模块

我组结合集团项目组实施推广的各上线系统特性，以及未上线地区的情况，着手分析设计一套统一的接口模块，不仅攻克当前客户供应商主数据总部与系统不同步的问题，还攻克数据质量问题导致的种种帐务不畅，开发客户化界面并加以人性化提示，着重缓解最终用户运维工作量，将错误问题归集汇总并在系统中随时备查。同时将各多达40余个手工上载的数据包进行整合，改造成后台自动作业只需要10分钟即可完成原来需要4～6小时人工检查上载的工作量，形成统一接口模式，以降低当地支持人员运维用时。

2.优化代码减少程序执行时间

利用系统标准效率分析工具对时间超长程序进行性能分析，判断其性能瓶颈是存在于程序代码结构还是数据库访问，如果是程序代码逻辑或结构则优化相关代码段，如果是数据库查询则先优化该代码对相关数据库访问的方法和筛选条件。程序优化做到遵循SAP标准编程规范，将原来冗余、不合理代码进行优化；数据库访问优化做到尽量使用到访问表的索引，以求在数据库抽取上达到最优性能。
实施三：解决结算流程缺乏梳理问题
我们通过和各部们的操作人员进行讨论，并最终整理出一份大家都认可的财务月结、季结、半年结和年结流程。通过工作流的概念编制流程图，将每个结算任务的前驱和后继任务设置成工作流中的一个结点。为每个结算步骤都设置了相应的步骤编号，同时明确到该步骤数据哪个财务科室操作，更将该操作启动所需要完成的前置条件和该操作完成后可以触发的后继任务也明确标注出，使每位操作人员都能遵照一份标准的结算流程进行结算工作。
实施四：创建统一操作监控平台
把财务结算过程中的各项功能集中在一个地方体现，由此财务结算人员，会计人员和其他支持人员可以通过直观的、个性化的门户进入相关的区域并进行相关操作。通过与目前的SAP功能很好的集成功能，使操作人员无需输入相应T-CODE再进入操作界面，而直接通过操作平台进行操作。

1.配置SCHEDULE MANAGER集中管理结算

通过业务梳理，简化操作界面，固化提交条件，加上完整的权限控制，并增强程序的容错性等一系列措施，使得提交过程变得非常简单，有效分摊并转移各部门工作，大大缓解频繁沟通造成的瓶颈，减少交互缓解，简化流程的复杂度。使用系统标准功能SCHEDULE MANAGER来配置整个结算操作，将结算操作集成在源于：论文格式模板下载www.7ctime.com
该标准功能中，并使用自动邮件发送功能来提醒某项任务的启动，有效控制整个结算进度的进程。

2.创建统一的监控平台

创建SAP系统“财务结算步骤监控”平台，使得每一步操作都能及时反映在监控平台。增强结算过程的可视性和可跟踪性。通过系统实时地自动更新每个环节的运行状态，使得领导可以随时跟踪到整个月结的进展情况, 对整个结算步骤和结算进度做到整体把控。监控平台中清晰地展示每一个操作步骤的开始结束时间，操作人员，以及当前正在操作的任务和等待操作的任务等。
实施五：解决应用版本低问题
我组向用户收集目前系统中无法满足我司要求的SAP系统标准功能，由于标准功能修改需要花大量的时间精力去解读标准程序功能，去研究系统程序功能间的相关联性，在此基础上才能攻克薄弱环节修改完善，考虑到今后应用版本升级的安全性，我们都采用标准功能程序拷贝复制改进的方法予以实现。通过努力，我组将外币评估、重置已清项等标准功能一一完善以达到用户要求。

五、检查效果

1.成果分析

根据制定的优化方案和措施，QC小组成员分别在优化前后采集了实际结算数据进行比较，发现前期制定实施对策在实施后，每项观察指标较优化之前都有一定程度的下降，结算效率得到了整体的提高，结算耗时也得到了有效的降低和控制。根据效果比较图可见：
优化后结算程序系统运行耗时下降到原来的一半。
其他各项指标也均有一定程度的下降，总体结算流程耗时下降至之前的65%---70%左右。
财务月度结算耗时控制在2个工作日内，季度/年度结算也都为货流结算赢得了提前24小时的执行时间窗口。
圆满完成公司高层领导的指示。
2效益展现
3效益分析