探究浅谈新形势下供电企业人事档案动态管理策略

论文导读：
【摘要】通过对供电企业人事档案管理现状进行分析，了解供电企业在人事档案管理方面存在的突出问题，就企业人事档案动态管理的重要性进行简单论述，并结合人力资源管理理论，对供电企业人事档案动态管理提出有关解决方法，为其他供电企业人事动态管理方面提供参考借鉴。
【关键词】供电企业；人事档案；动态管理
1.前言
对于任何企业而言，人事档案都与职工的切身利益息息相关，供电企业也不列外。随着社会的发展进步，尤其是我国社会主义体制日益完善以及人事制度的进一步改革，传统陈旧的规章制度无法解决新时代出现的新问题，落后的管理方式难以满足新形势下供电企业人事档案管理的需要。目前我国供电企业人事档案管理比较混乱，也存在着许多亟待解决的突出问题。为实现人力资源管理中集约化管理的目标，各供电企业正加快建设人力资源管控系统与ERP系统，以往的人事档案管理模式与现代企业人事档案管理存在部分脱节的情况，特别是在人事档案的动态管理方面，因此尽快探索出现代人事档案管理的管理体制是企业的当务之急。

2.传统人事档案管理缺陷

2.1人事档案的分类不合理

我国供电企业目前采用的人事档案管理体制正处在新旧制度交替的特殊时期，人事档案管理工作大部分沿袭传统方法，但其中一部分也有冲破旧体制的倾向。从中组部制定的《干部人事档案管理办法》来看，目前的档案管理实质就是身份管理，将人事档案分为干部人事档案与职工人事档案。而供电企业已经将档案管理从身份管理改为岗位管理，即按照岗位管理和非岗位管理进行分类划分。国家暂时没有为此制定出台相关政策来完善人事档案管理制度，传统的管理模式已经不能满足新形势下人事档案的管理，存在着许多脱节情况。

2.2人事档案材料审核标准单一

由于传统的人事档案审核标准已多年未经调整修改，许多标准无法满足新时代的要求。例如函授成人教育这方面，目前大部分学校均采用网上报名方式，在学籍档案中不保存学生的报名表格，与以往人工报名方式存在较大不同。此外，学习形式也变得多样化，学籍材料也随着改变，例如自学考试、远程教育等，而以往单一的人事档案审核标准已不能满足现代人事档案管理的需求。

2.3纸质档案与电子人事档案信息不符

随着计算机的迅速普及，现代企业管理包括供电企业在内的各项管理工作均由计算机辅助进行，在人力资源管理方面目前推广使用ERP系统与人力资源管控系统，这两个系统内储存了大量人员的基本信息。但是存在着部分人员电子信息与纸质档案材料不符的情况，例如纸质档案材料完整而ERP系统却存在维护问题，或者是ERP系统存在人员相关信息而纸质档案材料不全，因此供电企业人事档案动态管理水平需要进一步提高。

3.完善人事档案动态管理的方法

3.1人事档案合理分类

由于国家暂时并未出台人事档案管理相关标准，笔者结合供电企业人事档案管理现状，暂且考虑采用以下两种方法开展人事档案管理工作。第一，供电企业可以按照中组部以往出台的规定，将人事档案按照领导干部类、普通员工类进行划分；第二，可按照领导干部类、普通管理岗位类、非管理岗位分为三类，其中领导干部的人事档案管理按照中组部出台的《干部人事档案管理办法》执行，其他人员的人事档案参考执行。

3.2提高纸质档案与电子档案管理同步性

我国供电企业人事档案管理目前大多使用ERP系统和人力资源管控系统，这两个系统均储存有大量人员的基本信息，要提高纸质档案与电子档案管理同步性，必须从管理制度和程序出发，协调处理好档案管理中各环节关系。
①做好纸质档案收集工作，与ERP系统信息维护更新相互促进。及时收集纸质材料是保证档案内容齐全时效性强的前提，也是ERP系统信息快速更新维护的基础。供电企业人事档案材料的来源可以是个人和组织，或者一个部门。负责收集资料的工作人员任务就是对资料进行鉴别，去伪存真，保证材料真实完整。将这两个步骤适当结合，纸质档案收集整理好以后立即确认ERP系统上的信息是否维护更新，同样在ERP系统进行信息维护的时候要核对纸质档案材料，确保两者信息同步、真实。两者互相监督制约，相互促进，才能提高纸质档案与电子档案管理的同步性。
②供电企业人事档案管理流程同ERP信息系统存在着紧密联系，在ERP信息核查方面关系尤为密切。已归纳入档的档案是档案整理过程的直接成果，将收集来的档案材料鉴别以后，按照规定要求和方法予以加工整理，进行分类保存，不但是对档案内容进行梳理和系统化的过程，也是对ERP系统的信息进行再一次审核的过程，为供电企业人事动态管理及信息系统及时更新维护创造条件。人事档案和ERP系统在人员变化上也有着一定联系。人事档案管理不但要符合有关规源于：电大毕业论文www.7ctime.com
定，还应为工作需要及时准确提供相关人事信息，同时防止档案的丢失与损坏，确保档案管理和ERP信息系统的档案信息保持一致。当企业人员出现自然增减（退休或者死亡等）和配置流动时，应及时转移和转递个人档案。对转递原因进行登记和保管，比如：调动人员的调令、新分配人员的花名册等；健全转递手续，比如：转递证明、审核登记、死亡人员解除档案登记等，保证转递档案工作安全到位。保证在ERP系统上可以随时查询人事档案信息。供电企业人事档案管理规定与ERP系统的管理制度紧密相连。供电企业人事档案管理过程还应进一步完善查询、收集鉴别、核查、保管保密等一系列管理制度办法[3]。

3.3宣传人事档案重要性

目前有部分供电企业的员工对人事档案尚未引起足够重视，企业应结合实际工作中产生的各种问题，与员工保持良好沟通，大力宣传人事档案与员工自身利益的重要关系。条件允许的单位可以举办讲座和培训活动，扩大宣传范围，让员工彻底认识到人事档案建设与自身利益密切相关，帮助员工树立起人事档案管理同步的观念，让员工积极参与监督工作，实现纸质人事档案材料和ERP系统信息同步规范。
4.结语
供电企业人事档案动态管理工作，是一项庞杂、细致的的系统工程，我国现要求供电企业逐步实现人力资源集约化管理，因此动态管理的优势和重要性日益显现出来。只有加强完善前期基论文导读：础管理工作，动态管理的效果才更明显。确保人事档案管理与ERP系统信息同步更新维护，才能显现出更为明显的档案信息资源优势，帮助传统的人力资源管理突破管理上的瓶颈，进一步提高供电企业人力资源管理水平，为供电企业逐步实现人事档案动态管理发挥积极作用。上一页12
础管理工作，动态管理的效果才更明显。确保人事档案管理与ERP系统信息同步更新维护，才能显现出更为明显的档案信息资源优势，帮助传统的人力资源管理突破管理上的瓶颈，进一步提高供电企业人力资源管理水平，为供电企业逐步实现人事档案动态管理发挥积极作用。